지난 10여 년간 많은 전세계의 많은 업무공간은 협업과 공유공간에 보다 초점을 맞추어 개방적인 사무실로 변모해 왔습니다.
편안한 가구와 독창적인 안락함으로 긴장을 풀게하여 보다 창의적이고 생산적으로 일할 수 있도록 발전되어 왔지요.
그러나 기업의 많은 투자로 인한 사무실의 하드웨어적 변화에도 불구하고 아직까지 사무의 방식, 즉 소프트웨어적 변화는 거의 정체되어 있습니다.
전화회의에 연결하거나 랩탑에서 파워포인트를 제공하는 것과 같은 오래된 오피스형태는 아직도 업무방식을 성가시게 만듭니다.
이러한 구시대적 업무방식에서 새로운 업무방식으로의 변화가 바로 스마트 오피스의 새로운 경향입니다.
기술을 사용하여 작업공간을 보다 효율적이고 직원 친화적으로 향상시키는 업무방식의 변화.
이 변화를 가능하게하는 스마트오피스의 3가지 특징을 알아보겠습니다.
1. 더 똑똑해지는 책상
앉고 서기를 자유롭게 바꿀 수 있는 책상은 지난 5년 여간 사무공간에서 많은 사랑을 받았습니다.
서거나 앉아서 일할 수 있도록 책상이 바뀌면서 직원들이 보다 건강하고 생산적으로 일할 수 있도록 도움을 주었죠.
이제 거기에서 한 발 더 나아가 더 똑똑해진 책상을 만나게 됩니다.
책상이 loT와 데이터를 사용해서 앉거나 서는 업무습관을 더 과학적으로 경험하게 합니다.
책상과 연결된 센서를 통해 너무 오래 앉아있거나 서있는 습관에 대한 데이터를 보여주며 빅데이터를 통해 알림을 보내줄 수 있습니다.
기업의 측면에서는 부서전체가 건강한 업무활동을 위해 타 부서와 서로 점수를 매길 수 있도록 하는 프로그램을 제공하기도 합니다.
앉거나 서서 일하는 업무방식에 대한 데이터를 사용하여 공유책상 및 프로젝트별 책상의 활용도와 점유율을 보다 잘 이해하게 되며
이를 활용해 생산적인 방향으로 조정이 가능하게 됩니다.
2. 더 쉬워지는 회의
Polycom 전화나 화상회의, 파워포인트용 프로젝터는 지난 수십년 동안 회의실에 널리 보급되어 왔지만 여전히 연결하기 번거롭고 복잡할 뿐 아니라 시간마저 낭비되고 있습니다.
이 프로세스를 단순화하기위해 다양한 기술이 회의시스템으로 수렴되고 있는데요.
급속도로 발전하고 있는 디지털 사이니지 기술로 대형 스크린 TV가 빔프로젝터를 대체하고 있는 경향이 뚜렷하고,
주로 해외의 경우이지만 Chromecast와 Apple TV 등은 프리젠테이션을 위한 랩탑을 빠르게 연결하도록 도와줍니다.
그리고 Zoom과 같은 제품은 9 자리 숫자 또는 이름을 앱에 입력하는 것처럼 간단하게 전화 회의 및 화상 통화를 쉽게 할 수 있습니다.
이로인해 물리적 거리로 인한 회의준비와 소통의 불편함은 점차 해소되고 있고, 보다 쉽고 원활하게 회의를 진행할 수 있게 됩니다.
3. 비서의 역할을 하는 사무실
회의와 같은 업무방식을 더 스마트하게 만드는 차세대 솔루션은 바로 음성지원입니다.
현재 우리나라에서도 주로 가정을 중심으로 해서 많이 보급되고 있는 제품들이 많이 있는데요.
이러한 시스템을 사무실에 도입한다면 어떻게 될까요?
예를들어, 직원이 회의실에 들어와 “부산지사와 10시에 화상회의 연결해 주세요” 라고 말하면 모든 시스템이 자동으로 가동되어진다면
불필요한 시간과 에너지 소모를 놀랄만큼 줄일 수 있을 것입니다.
<알렉사 포 비즈니스로 더 스마트하게 회의를 진행할 수 있다 /출처 아마존웹서비스 공식 홈페이지>
이 놀랄만한 시나리오는 Amazon의 비즈니스를 위한 Alexa에서 스타트 했습니다.
알렉사를 통해 직원들은 말을 함으로써 캘린더, 작업, 그리고 데이터 요청을 관리하며 멀티태스킹 작업을 수행할 수 있게 합니다.
이에 더해 IT요청, 전화회의, 소모품 주문과 같은 일의 처리는 물론이고, 건물관련 문제보고를 간소화 할 수도 있습니다.
이상으로 미래의 업무방식을 변화시킬 스마트오피스의 3가지 특징을 알아봤는데요.
지금까지의 하드웨어적 스마트오피스를 넘어 앞으로의 스마트 오피스는 첨단 기술을 통해 불필요한 시간낭비를 없애 보다 쉽고, 편리하고, 똑똑한 업무방식을 만들어 갈 것입니다.
가까운 미래, 바로 눈 앞에 다가 온 스마트오피스의 첨단 업무방식을 아주디자인그룹에서 더 빠르게 만나보십시오.
첨단 ICT 공간창조 기업- 아주디자인그룹